Slovenská softvérová spoločnosť Anasoft ešte začiatkom roka 2016 na veľtrhu MWC prezentovala svoje riešenie SIGNATUS pre elektronické podpisovanie dokumentov. V ostatných rokoch si postupne našlo svoje miesto v rôznych firmách a na Slovensku ho používal napríklad Cetelem, ČSOB Leasing či mobilný operátor O2.
Aktuálne je na riešení SIGNATUS postavená služba “OK dokument”, ktorá predstavuje platformu pre rýchle, jednoduché a bezpečné podpisovanie elektronických dokumentov.
Primárne je určená pre zariadenia s dotykovou obrazovkou, na ktorých je podpisovanie pomocou stylusu či prostým použitím prsta celkom prirodzene pôsobiacim úkonom – tablet, smartfón, 2v1. Dokumenty spravované cez službu “OK dokument” sa však dajú podpísať aj na bežných počítačoch pomocou myšky či touchpadu.
Jednoduché používanie cez webové rozhranie
Služba z používateľského pohľadu funguje veľmi jednoducho. Vo webovom rozhraní nahráte dokument vo formáte PDF, pridávate doňho podpisové polia a následne ich dávate podpísať protistrane. Prípadne je tu aj možnosť vzdialeného podpísania na inom zariadení.
V tomto prípade pripravený dokument zdieľate s protistranou, ktorá do podpisového poľa vloží svoj podpis zo zariadenia, na ktorom dokument otvorí. Dokument na podpis je možné odoslať buď na e-mailovú adresu, prípadne sa dá zdieľať formou priameho odkazu pre otvorenie vo webovom prehliadači.
Jednotlivé dokumenty si pre väčšiu prehľadnosť môžete vo webovom rozhraní ukladať do samostatných priečinkov. Nájdete tu aj filtrovanie podľa názvu, dátumu či stavu.
Bezplatne len tri dokumenty mesačne
Služba “OK dokument” je plateným riešením. Bezplatná verzia “Zadarmo” umožňuje podpísať len 3 dokumenty mesačne. Verzie “Štandard” a “Profesionál” podľa základného popisu nie sú obmedzené (reálne môžete podpísať 3000 dokumentov ročne) počtom spracovávaných dokument, líšia sa však počtom podpisových prvkov, ktoré je možné na dokument pridať.
Značný je aj rozdiel v samotnej cene, pričom v ponuke je možnosť ročnej úhrady, ktorá je výhodnejšia ako platenie na mesačnej báze. Skok z bezplatnej verzie na 12€ mesačne je pomerne vysoký, hlavne pre používateľa, ktorý si službu potrebuje otestovať v reálnej prevádzke. Podpisovanie 3 dokumentov mesačne pritom nemusí vôbec stačiť na poriadne otestovanie služby.
K dispozícii je preto bezplatné testovacie obdobie – prvých 50 dní po registrácii službu používate zadarmo vo verzii “Profesionál”. Táto doba rozhodne postačuje na to, aby ste si poriadne overili, či to pre vás má alebo nemá zmysel.
Po uplynutí testovacieho obdobia dochádza k automatickému prepnutiu na verziu “Zadarmo”, prípadne si zaplatíte verziu, ktorá vám vyhovuje.
Na diaľku len jeden podpis
Registrácia do služby “OK dokument” je jednoduchá, no na overenie používateľa vyžaduje zadanie telefónneho čísla, na ktoré bude doručený potvrdzovací kód. Až po absolvovaní tohto procesu je možné službu používať.
Ďalšou nevýhodou služby je skutočnosť, že do dokumentov pre podpis na diaľku (odkaz, e-mail) je možné vložiť len jedno podpisové pole. A to bez ohľadu na to, ktorú verziu služby používate.
Vo verzii “Profesionál” priamo cez webové rozhranie služby môžete vložiť 20 podpisov, no pri odoslaní dokumentu na vzdialené podpísanie aj tu platí, že vložený môže byť len jeden podpis.
V momente, kedy dôjde k vzdialenému podpísaniu dokumentu, služba vám doručí potvrdzovací e-mail a túto informáciu uvidíte aj priamo vo webovom rozhraní služby. Podporované sú PDF súbory do veľkosti 10 MB.
Právne a technické podrobnosti
Všetky kľúčové informácie ako je právna stránka používania elektronického podpisovania, GDPR, spôsob ukladania dokumentov, ich šifrovanie či informácie ukladané o samotnom podpise, nájdete priamo na oficiálnej webovej stránke služby “OK dokument”. Poriadne si preto preštudujte sekciu “Otázky a odpovede”.
